仕事は引き継ぎをしながら

「引き継ぎ業務」というと、仕事を辞める時に多く聞かれる言葉ですが、私はどんな職場に行っても、お世話になり始めた初日から「引き継ぎ業務」を開始します。念のために補足すると、当然ながら「引き継ぎを受ける」のではなく、あくまでも「引き継ぎをする」仕事を初日からするのです。

どういうことかというと、「引き継ぎ業務」に一番適している時期は「最初」と「最後」だからです。「最後」の理由は分かりやすいでしょう。様々なノウハウが身について、「○○を実現するためには□□をすればいい」ということが深く理解できているからですね。

では、「最初」から引き継ぎを始めるのは、なぜでしょうか？……結論から書くと、その環境に初めてやってきた人が「何を知りたいか？」、「何を知るべきか？」という部分について誰よりも把握しているからです。おそらく、「仕事を辞める時の自分」以上に熟知している状態です。

「『新人が知りたい質問』を考えなくても分かる時期」を放置しておく手はありません。なぜなら、「分からないこと」、「分かりたいこと」、「不思議に思うこと」を徹底的にリストアップしていきます。できれば、デジタルデータとして保存しながら蓄積していくといいでしょう。

そして、それらの項目が「解決」したタイミングで、その内容をアップデートしていくのです。すると、「分からないこと」→「分かったこと」という「引き継ぎ資料」が時間をかけて育っていくので、いろいろとバタバタしがちな「最後」の時期に焦って「引き継ぎ資料」を作らなくても済むのです。

ある程度、その職場に適応してきて、様々なノウハウが身についてきたとしたら、さらにいい方法があります。「引き継ぎ資料」の作成に比重をかける代わりに、「常に自分の仕事を他の人と分け合う」ということを意識すると、「引き継ぎ業務」はさらにラクになります。

組織内のポジションにもよるのですが、ある程度、自分の判断で人を動かせる状況であれば、積極的に自分の仕事を委譲していくのです。意外とこれを嫌がる人は多いんですけどね。「自分だけしかできない仕事を抱えておかないと、仕事をクビになるリスクが増えちゃうじゃないですか！」……って。

でも、次の理由で、私は「引き継ぎ業務」を初日から意識することは重要なのです。

・クビになる時にはクビになります
→「仕事がなくなるからクビになる」という可能性も事実としてありますが、組織がクビを言い渡す時には、「仕事をどれだけ抱えていようが、引き継ぎ業務を要求する」という終わりを迎えるものです。

・人が育つと休みやすくなれます
→自分の代わりにできる人が増えるということは、その分、仕事の呪縛から解放されるということです。「その日はどうしても自分がいなければ」という状況が減ります。

・たいした引き継ぎ時間が不要です
→引き継ぎをやっていないで、突然、最終日が近づいてくると、マニュアル作成やデータの整理など猛烈に忙しくなることはわりとあります。でも、普段から引き継ぎしておけばそういうプレッシャーと無縁でいられます。

・長期休暇後の自分のためになります
→年末年始や夏期休暇など、長期の休みを取得すると、いわゆる「休みぼけ」にかかってしまって、休暇前に自分がどうやって仕事をしていたのか忘れることがありますが、そんな時に役に立ちます。

私自身、何度か転職を体験していますが、転職のたびに苦痛だったのは「引き継ぎ作業」だったのです。特に、状況によっては、退職前というのはモチベーションが下がっていることもあるもので、そんな状況の中で引き継ぎ作業をすることは大きな苦痛を伴うこともあります。

そういうケースも踏まえて、モチベーションの高いうちに「引き継ぎ作業」を継続しておくことは、オススメだと思っています。あ、当然のことですが、間違っても「初日から引き継ぎ作業を頑張っています」なんて口に出してはいけませんよ(笑)。