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2013年4月28日日曜日

Taskchute2で時間を捕まえる

◆Taskchute友の会に参加しました

本当は「ワールドカフェに参加してみよう」という内容で書いてみようと思ったのですが、私にとっては衝撃的というか、とてもインパクトのあるイベントに参加できたので、今回はそれについて書いてみたいと思います。「ワールドカフェ」についてはまた後日。

4月28日(日)、私は「Taskchute友の会」というイベントに参加しました。場所は小岩駅周辺のコミュニティセンターで、参加人数17名でした。その前に、Taskchuteというのは、タスク管理についてひとかたならぬ思い入れと情熱で研究してきた第一人者の大橋悦夫さんが開発したExcelマクロの名前です。

現在、このTaskchuteは無料でサイトからダウンロードして利用することができます。私が使っているのはTaskchute2というもので、これは有料です。オススメなのはしばらく無料版を使ってみて、それで気に入ったらTaskchute2を購入して使ってみるといいでしょう。

無料版も有料版も、「使った時間を記録すること」が基本になります。最終的には「タスクの時間を正確に見積もる」というところにまで踏み込むのですが、使い始めの頃は「ひたすら記録する」という行動をすることになります。正直なところ最初からうまく見積もれません。

なぜなら、「過去の実績に基づく見積もり」ができていないと、予想図ばかり書いてしまってしまい、どうせ守れない見積もりになってしまうからです。守れない見積もりほどモチベーションを下げるものはありません。まして「守れない」ことが常態化すると日々の進歩に悪影響を及ぼします。

というところで、時間を効率的に使いたいと願っている人にとって、「知らない人はモグリ」と言っても過言ではないツールです。なぜなら、そのあたりのことをGoogleなりで調べると必ずでてくるんですよ。Taskchuteというやつが。

今でこそTaskchute無料版が公開されていますが、一昔前は、有料のみの限定公開だったこともあり、Taskchuteは秘密のベールの向こう側にありました。私のように疑り深い人間としては、「よく分かりもしないのにお金なんて払えるか!」なんて思っていました。


◆もともとTaskchuteには否定的な人でした

さらにいえば、Excelのマクロなわけですよ。マクロ。Excelがなきゃ使えないマクロ。もうね、どれだけ手を抜いているんだと。ちゃんと売り物にするんだったら、フルスクラッチでコード書いてくださいよ。アプリケーションにしてくださいよ……とか思ってました。ええ、間違いでした。その理由はまた後ほど。

それでもって、繰り返しになりますけど、プラットフォームがExcelなんですよ。このWebアプリ全盛、クラウド万歳なご時世の中でExcel。クラウドの良さってのはネットに繋がってさえいれば、端末を選ばず、それこそ場所も選ばずに使えるんです。それがExcelですよ。使おうとすると必然的に場所に縛られちゃうわけです。

こんなに縛りがあって有料とかありえんだろう……と思ってました。もともと、私はTaskchuteを知る前から、いろいろとタスク管理のあり方について模索していたり、IT系のエンジニアをしていたことから、自分自身をラクにするためのWebアプリをちょいちょい作ったりしていたので、「よし、じゃあ、自分で作ってしまおう」と思っていました。

しかし、見事なほどの「言い訳」なんですけど断念しました。

 (1) まずタスクアプリを作っている時間が捻出できない
 (2a) Webでサクサク動くイメージが湧かない(読み込みとか更新とか)
 (2b) 急にLANに繋がらなくなったらどうする(タスク閲覧すらできません)
 (2c) Androidアプリを組んでデータを同期するとしてデータが衝突したら?

……いろいろと考えてみると面倒くさいことだらけなのです。本気で商売しようと思わない限り、とてもじゃないけど開発なんてできません。しかも、こんなマニアックな仕組みがどれくらい売れるんでしょうかという話もあります。自分にとって最適なモノが作れたとしても、そこにかかる時間的コストのリスクがありすぎるんです。

で、悔しいけど、一度使ってみたんです。Taskchute無料版を。


◆「ああ、使いやすいじゃないか」

誘惑に負けて初めてTaskchuteを使ったときの衝撃は忘れられません。Excelで実装したというのはまったく無駄のない戦略でした。そもそもExcelというのはMicrosoftの優秀なエンジニアが知恵を寄せ合って作り上げた「完成品」です。そのプラットフォームの上で軽快に動かすことができるのに、Excelと同じ仕組みを最初から作るなんて「車輪の再開発」です。

さらにいえば、もともと大橋さんは「売るために作った」わけじゃないんだと思うんですね。「自分自身が便利に効率的に動けるようになるために」……というアプローチだったのだろうなと。そこがスタート地点だった場合、あえて最初から全部のパーツを作っていこうだなんて、忙しい人は考えないような気がします。

それから、クラウドについても「必要ないんじゃないか?」という結論にたどり着きました。クラウドって確かに便利です。……けど、その実装はけっこう面倒くさいんです。というのが、ネット環境に繋がらなくなったことを考えなければいけなくて、それを考えていないとネットが使えなくなった時点で全てが破綻するんです。

たとえば「圏外」なんてのもそうですし、モバイルWifiルータの電池切れでも同じことが起こります。そういう場合に、ローカル側のアプリにデータを持たせておいて、再度、ネットに接続したときに同期させる……という方法もメジャーな対応策ですが、場合によって端末ごとのデータが入り乱れることも予想されます。(いわゆる衝突)

そういうところまで考えると、なんだかとても面倒くさい。まぁ、できないことはないのだろうけど、仕様を考えるだけで面倒くさい。そういうループの中でクラウド版+Androidネイティブアプリの自作をやめました。だって、根本的には「タスク管理アプリを作る」よりも、「他のやりたいこと」が主役なわけで、そこにコストかけるのってどうなのよと。

というかね、私の仕事のほとんどはデスクワークなわけです。ほとんどがPCの前で仕事をすることばかり。たまに外に出かけますけど一ヶ月に数える程度です。つまり、必死でクラウド版+Androidアプリの仕様を考えたとして、そして、苦労して作り上げたとして、その恩恵にあずかれることはほとんどないんです。いつもExcelが使える環境で仕事をしている。あー、ばかばかしい。


◆Taskchute2の6300円って高くね?

有料ということの妥当性についてですが、Taskchute無料版を使った時点で妥当性はよく分かりました。正直、当初は「Excelマクロに6300円って、高くねーか?」と思っていたんですが、これは正直言って「安い」です。だって「マクロ」そのものの値段ではなくて「ノウハウ」への対価なんです。それにマクロへの対価だったとしても、なおさら「安い」のです。

たとえば、時給が3000円だったとして、Taskchute2と同じような機能が2時間ちょっとで完成できますか?……と聞かれたら、正直なところ無理です。時給2000円だったとして3時間ちょっとで……これも無理です。思い切って時給1000円だとして、6時間ちょっとで……いえいえ、そこまで時間をかけるなら買ってしまった方がいいです。

ええと、見栄を張って6時間とか書いちゃってますが、正直、6日かかっても無理でしょう。6ヶ月でも難しいかもしれない。そこはなぜなのかといえば、Taskchute自体が数年という「ウィスキーにも負けないほどの熟成期間」をかけて生まれているからです。私は負けず嫌いな性格ですが、素晴らしいモノについては素直に賞賛するしかないのです。

実際のところ、使い続けていると細かい挙動として「ラクができる」配慮がいくつもされています。ぱっと見で思いついたのではなく、何回も使い続けて、何度も繰り返されるパターンを見つけて、それを補う機能を地道に追加していって、そこから何回も使い続けて……という工夫が随所に見られます。つまり、「王選手のスイングのマネはできても、ホームランは量産できない」ということです。

Taskchute2には、練り上げられたシステム、練り上げられた効率性……それだけでは語り尽くせない何かがあると思っています。それは「練り上げられた時間哲学」とでもいうものでしょうか。おそらく、Taskchute2を越える何かを作ろうとするなら、少なくともそれができるまでのプランニングはTaskchute2を使ってやるのがいいんでしょう。笑い話みたいだけど。

いずれ、Taskchute2のプラットフォームでもあるExcelが盤石でなくなったとき、そして、本家がクラウド版を作らなくては……なんて動きになった時には、ぜひともそのプロジェクトに参加したいと思いますが、正直、今のところはTaskchute2で何も不満はないので、当面はこのまんま使っていくような気がします。


◆流れゆく時間を遊ばせないこと

Taskchute2を使っていると、「ああ、もう、こんな時間か……一体、今日、何に時間をかけたんだか思い出せないけど、とりあえず忙しかったなー!」なんてことがなくなります。もちろん、今でも、「今日はあっというまに一日が終わったけど、なにに時間を使っちゃったんだろう?」と思うことはあります。しかし、Taskchute2に目をやると、疲れ切った私の脳みその代わりに答えてくれます。

あと、「正直ベース」で記録を付けていくと集中力の低下まで分かるようになります。私の場合、疲れていたりすると、小刻みに休憩の頻度が増加していきます。しかもけっして「小刻みではない」休憩の頻度が上がります。その時の状況を分析して、それと同じ状況が発生してしまったときには、思い切って気分転換をした方がトータルコストが下がるという判断もできます。

それから「できること」と「できないこと」がハッキリするようになります。気持ちが充実している朝なんかは、「あれもこれも今日中に終わらせてしまおう」なんて思いがちなのですが、残念なことに時間には限りがあります。Taskchute2を使っていても、その傾向が見えるのですが、実績分析が甘いときほど、見積もり時間を少なくしてタスクを詰め込もうとしたりしてしまいます。

それから、Taskchute2にあってTaskchute1にない機能として、数日間を通した長期時間予約表が見られるのですが、この機能の存在は大きいです。人間というのは自分に甘くなる生き物のようで、「なんだかんだ言ってもあと30日あるからね」と、ざっくり残り日数をカウントして「永遠に続きそうな小学生の夏休み」と同じ幻想を抱いてしまうのです。

しかし、ちゃんと予定タスクを組み込んだTaskchute2の長期時間予約表を覗いてみると、思ったよりも時間的余裕がないことに気づきます。定例タスクは光熱費や家賃のごとく固定費となって決まった時間を削り取っていきますし、臨時で設定されてしまった会議や面談の時間はより大きい単位で消費されていってしまいます。

すると、実際に使える時間はずっと少ないことに気づきます。正直なところ、私は社会人になってからも、何度「夏休み最終日ののび太くん」を体験したか分かりません。それは「幻想の持ち時間」と「現実の残り時間」をごっちゃにしてしまったから起きた現象だと思います。「徹夜をすればなんとかなる」だなんて見当外れなファンタジーです。


◆今日の友の会で得られた気づき

そんなわけで、活用すると世界が変わる(かもしれない)Taskchute2ですが、本日の友の会ではいろんな気づきがありました。自分自身の発言もありますが、それ自体が友の会が刺激になって言葉になって出てきた感があります。

(1) 先送りってどうしてる?

私の場合は、格好悪くても先送り機能を使って、「■■■ほげほげの仕様を検討する」のように、先送りマークを増やしています。これは自分自身の危機感を煽りたいという意図があるのと、先送りマーク「■」が5回を越えたときに、「着手できない理由」や「本当に必要なタスクなのか?」という要検討案件として見える化したいからです。

これに対して大橋さんのコメントはシンプルでした。「とりあえず1分でもやってみる」ということ。まずは着手したという足跡を付けるということが重要だということです。私の場合、先送りマーク「■」が一定値を越えたところで、タスク名の後ろに「着手する」という言葉を入れることがあります。たとえば、「■■■ほげほげの仕様検討に着手する」とか。

営業テクニックで「フット・イン・ザ・ドア」という話をよく聞いたことがありましたが、これはタスク攻略においても有効なようです。ただ私の実例を思い返してみると、タスクの先送りを何度かしてから「着手」……という対策は後手に回っているような印象をぬぐい去れません。これからは「1分でもやってみる」を心がけてみようかと思います。

そもそも「着手」自体を先延ばしする意味がありません。ちょっとでも「着手」したらゴールなんですから。そうだそうだ。これからは「1分でも着手」にしてみよう。

(2) 外出中のタスク転記ってどうしてる?

私はほとんど外出しないので必要ないのですが、外出するとポイントポイントでTogglで記録して、後からTaskchute2に転記するのですが、これがたまってくると着手のハードルが高くなりそうですよね。これに対して、そうだよなあ……と思ったのが、「外出時間も仕事なので、『外出仕事』というくくりでざっくりと認識する」という意見でした。

私がたまの営業に出かけなくてはいけない時には、訪問開始と訪問終了時間だけをTogglで記録します。その間は特に遊んだりコーヒーを飲んだり……ということはしない人なので(真面目なのではなくて、お小遣いが少ないのと面倒くさがりというだけですw)、必然的に残りの時間は移動時間になります。

ちなみにTogglの小ネタ(?)ですが、過去に一回でも登録があると履歴表示されますので、事前にありそうなタスクを0分で登録しておくと便利です。「ido_移動」、「hst_訪問開始」、「hed_訪問終了」のようなタスクを入れておくと、スマホ入力の時も最初の数文字を入れるだけで候補選択で入力補完されるので便利です。

ちなみに私個人としては、「Place Me」というAndroidアプリを知れたのが収穫でした。……と、いっても、友の会が終わってから、事務所に移動してそこからずっと仕事をしていたので、ほとんど移動していないので実際の評価は今のところ謎です(笑)。Google Latitudeと同じガッカリ曲線を辿ることになるのかどうか……使ってみようと思います。

(3) 脱線しがちな状況をどうすればいい?

脱線の理由にはいろいろありますが、タスク割込みを防ぐ手段として大橋さんが興味深い解決策をコメントしていました。「朝早く仕事を始めることです」ということですが、確かに朝は誰からの電話も入りませんし、メールにしても読む時間を「いわゆる営業時間」まで遅らせておけばペースを乱されることもありません。

さらに、Webページを読み言ってしまうリスクについてですが、「意外とWebページにうつつを抜かしてしまうのって夕方以降だったり、疲れた頃だったりしません?」というコメントもあり、実際にその通りだなあと。朝、これから始まるって時に、いきなりWebページにうつつを抜かすっていうのは、不思議と少ないですよね。時間がもったいないというか。エクスキューズがないというか。

あと、通常時間の脱線で一番多いのが「誰かから声をかけられる」ということですが、これについても興味深い解決策が検討されました。大橋さん曰く「声をかけてきた人の顔写真を撮っちゃえば?」という大胆な意見。ケンカになると時間がもったいないので、さすがにそれはできませんが(苦笑)、代わりに紙に人の名前を書いておくのはありですね。

笑い話としては、「話しかけるたびにタイムカードを押してもらっては?」とか「持ち時間を設定して超過分は何かでお支払いいただいては?」という意見がありました。どれも真顔で実行できる作戦ではありませんが、確かに誰にどれくらい時間を使ったかという情報は重要で、頻繁に繰り返される割込みパターンには、それ自体にタスク改善の余地があると考えていいでしょう。

長くなってしまいましたが、Taskchute2って、本当に人生の時間の使い道を意識させてもらえるので超オススメですよ!……というのと、Taskchute友の会、かなり刺激になりますヨ……ということで、いつもの倍以上に長くなってしまった本日のエントリを終わろうと思います。

ところで、ありがたいことに、大橋さんご本人から著書をいただいてしまいました。厚かましくもサインまでしてもらっちゃって。最近、凹むことの多かった日々でしたが、一気に持ち直してきた感があります。ぐぐっと気合いを入れてなんとかがんばっていけそうです!

『「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超」入門』です。

そろそろ帰宅しようかと思っているので、超読みます!……感謝!
えっと、ホントにこれで本日のエントリを終わります。

2013年4月20日土曜日

フラッグとビルドの何が違うの?

◆お問い合わせがあったようなので……

私は、現在のところ、障害者就労移行支援事業所の「ビルド」と「フラッグ」の2ヶ所で「即戦力ITコース」という講座を担当しています。私の中ではどちらがどちら……という区別をしていなかったので、特に気にしていなかったのですが、このブログを読んでくれていた方からお電話でお問い合わせをいただいたそうなので、ちょっと書いてみようかと思います。

【質問】 まつしたの『即戦力ITコース』はフラッグとビルドで何が違うの?

では、お答えします。
……と、その前に、わざわざお問い合わせをくれた方、本当にありがとうございます!

さて、この「フラッグ」と「ビルド」というのは、同じNPO法人の下で運営されている就労移行支援事業所です。ひらたく説明してしまうと、次のような違いがあります。

 ■障害者就職サポートセンター「ビルド」
  →最寄り駅:(京成線)国府台
  ・メンタルでお困りの方の全般が対象
  ・年齢制限は特になし

 ■ユースキャリアセンター「フラッグ」
   →最寄り駅:JR市川・(京成線)市川真間
  ・特に発達障害でお困りの方が対象
  ・35歳以下の方を対象

つまり、どちらの「即戦力ITコース」がいいのですか?……というご質問の前に、どちらに入られますか?……という話が先になるんですね。

ちなみに、2013年4月現在において、まつしたが常駐しているのは「フラッグ」です。


◆選ぶことができる場合にはどちらがいいの?

「ビルド」でも「フラッグ」、いずれも私が担当している「即戦力ITコース」でやっていること自体はあまり変わりません。基本的には「自己解決力を身につけて、自分一人で困らないためのスキルを身につけていく」という体験をもとに、新しいことにチャレンジしていただきます。

しかし細かいことを書くと、やはり変わってきます。それは私が常駐している「フラッグ」の方が、お会いできる回数が必然的に増えると言うことです。つまり、ちょっとしたことを聞きたいときに、どちらがチャンスが多いかと言えば圧倒的に「フラッグ」の方がラクかもしれません。

「ビルド」の方は1週間に2時間だけ出向いて講座を開いているので、少なくとも「即戦力ITコース」関連においてはそれほど手厚くフォローできませんが、「フラッグ」であればちょくちょくと相談に乗ることができると思います。もっとも、「自己解決力」が活用できていれば、どちらでもそれほど困らないのですけどね。

それから「即戦力ITコース」以外の特典(?)として、「フラッグ」では、まつしたが独自に開発した「松下式タッチタイピング」を毎日午後に受講することができます。これは、飽きっぽくて、不器用で、スキル習得が苦手なまつしたが、もともと「自分自身のために」開発したタッチタイピング習得法です。

このタッチタイピング練習法の講座は、まつした以外のスタッフに担当していただいているのですが、早ければ2週間程度で効果がでてくるということで、ひそかに人気があるようです。というよりも、もともとは「自分用」だったので、「他の人の役にたつかなあ?」と思っていたくらいだったのですが、思いのほか効果が高かったので教材化しました。


◆そもそも「即戦力ITコース」ってなによ?

ここまできて、このタイミングで聞きますか?……っていう感じですが(苦笑)、簡単に説明します。

【即戦力】
 →いわゆる「自己解決力」を身につけていただきましょう

【IT】
 →(1) ITを便利に使って自分自身の苦手を補ってしまいましょう
 →(2) 興味があればIT業界へのキャリアを目指してしまいましょう

単語で分割して説明すると、だいたいこんな感じです。

「即戦力」っていうと「入社した途端に仕事がバリバリできて……」なんてイメージをよく聞くのですが、たいていの場合、そんなことはありえません。そんなの幻想です、妄想です、ファンタジーです(笑)。そもそも「バリバリ」というのは具体的に「何ができている」ってことなのでしょう?

どれだけ知識を持っていようと、スキルを持っていようと、入社して最初の数ヶ月は環境に慣れるだけでいっぱいいっぱいです。コピー機の使い方のルールやら、交通費の精算方法、仕事の流れと暗黙のルール、○○に詳しいのは誰なのか?……など、新しい環境で新たに知らなくてはならないことが満載です。

その中で、どうしても分からないことは新しく入った会社のスタッフに聞くしかないのですが、「わからないこと」には二種類あるんです。ひとつは「一般的なこと」そして、のこりが「その会社のローカルルール」です。ローカルルールはそこの人に聞くしかありません。

会社に入ると、「なんでも分からないことは聞いてくださいね」なんて言われますが、「一般的なこと」ばかり質問していると、だんだん「お互いにつらく」なってきてしまいます。聞かれる方はどんどん仕事の時間がなくなっていきます。聞く方も迷惑をかけているような気がしてきて聞きづらくなります。

基本的に会社組織というのは「人が増えた直後は効率が低下する」のです。新人に仕事を伝えるという仕事そのものが時間を圧迫するのです。つまり、「入社すると、その直後は必ず既存のスタッフに迷惑をかける」ということですね。

「しらないこと」には「一般的なこと」と「ローカルルール」のふたつがあるのですが、そのうちで「一般的なこと」くらいは自分で解決しましょうというのが、私が伝えている「自己解決力」というものです。「戦力になるということ」は「それまでの職員をしあわせにすること」です。

つまり、入社直後に「自分で解決できそうなことは解決を試みる」という姿勢そのものが、自分自身の「お荷物感」を軽減することに繋がります。あくまでも相対的なものですが、「手間のかからない新入社員」はそうでない人に比べて「即戦力」であると言えます。


◆別に「IT」を目指さなきゃいけないわけじゃない

次に「IT」についてですが、私の講座に出たからと言って「IT業界にいかなければいけない」というわけではありません。むしろ、「IT業界にいかなければいけない」と構えてしまう人には、あまりその業界は向いていません。どちらかというと「好きだから行く」という方がいいと思います。

じゃあ、なんなのかということですが、まずは「ITを味方にする」ということに尽きると思います。たとえば、私は記憶力がそれほど高くありませんが、そういう類のモノはITサービスを使って、自分の代わりに多くの記憶を委ねています。スケジュール管理もそう、単調で大量の仕事もプログラミングで正確かつ高速に終わらせます。

自分の足りないところを、どうやってITを使って補うのか……ということを身につけて欲しいと思っています。これは、先ほどの「自己解決力」というのもその一環ですね。自分の知らないことを「いつでも」「どんなことでも」「IT技術を使って」「解決する」という行動になります。

ひらたくいえば「ITを使ってラクをしましょう」ということです。しかし、ここで勘違いしないでください。「効率的にラクをする」ためには、効率的にラクをしようと思っていない人の数倍も頭を使わなければなりません。つまり、「先に苦労をしておいて」「後からラクをする」ということです。まぁ、そこらあたりが「ITを味方に付ける」醍醐味でしょう。

そして、「ITという道具」に慣れてきたら、「業界」としての「IT」に目を向けてみるといいかもしれません。なぜなら、就職する環境として他の職種よりも有利なところがあるからです。それは「競争率が一般事務や軽作業に比べて低い」ということです。そして専門性が増せば増すほど給料水準も高くなる傾向にあります。

なぜ競争率が低くなるかと言えば答えはシンプルです。「IT業界って難しそうだから……」とか「一般事務だったら自分でもできるかも……」というハードルを越えていく人が少ないからです。逆にいえばこのハードルを越えていくことができれば、違った選択肢を手にすることができるのです。


◆「ちょっと突き放した感じ」の講座でございます

ちなみに、よく「Excelとかを教えてくれるんですか?」なんて聞かれるのですが、私のコースでは教えません。もう一度書いておきます。教えません!……「教えてもらわなくてもスキルを自力で身につける」ための基礎を身につけていただくことに時間を割いています。

どうしても「手取り足取り」じゃないと厳しい人は、街のそこら中に「パソコン教室」がありますので、そちらへどうぞ♪……また、まつしたの担当ではありませんが、「フラッグ」にも「ビルド」にも「パソコン基礎」を「教える」クラスが週に2時間ずつあるようですので、そちらに出てもいいかもしれません。

……ちょっと本筋からずれてしまうのですが、「Excelをマスターしたい」とか、私にはよく分かりません。「Excelをマスターするのが目的」なんじゃなくて、「Excelを使って仕事をラクにするのが目的」なんだよね。すると、漠然と「Excelをマスターしたい」なんて言うんじゃなくて、「Excelの何を知りたいのか」を具体的に言えていないといかんのだと思うのです。

「初心者はそれができないから困っているんじゃないか」と思うかもしれませんが、まず、初心者を卒業するところから始めた方がいいのです。もっと丁寧に言うと「初心者意識」から脱却することが何よりも重要なのです。初心者の傾向というのは「なんでも教えてもらおうとする」習性があります。

私がたてた方針は、実際にエンジニアが「自力でスキルを獲得していく手順」に沿ったものなんです。一度、教えられグセがつくと、自力で解決しようとする力が衰えてしまいます。分からないことでも順を追って考えるクセを付ければ、必ず自力で分かるようになってきます

そして、私はその方法を一生懸命伝えていきます。そんな感じのコースですが、ご興味のある方はお問い合わせください。
※連絡先はこの記事の右側の柱部分に記載しています。(2013年4月20日現在)